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成都虚拟办公室走红 秘书可以同时服务50家公司种植

发布时间:2020-04-19 18:45:03 阅读: 来源:绿板厂家

成都虚拟办公室走红 秘书可以同时服务50家公司

想像一下,一个白领身兼50家公司的前台秘书,要分别帮他们接听电话、收发传真、安排会议室……会忙成什么样子?然而,对张梅(化名)来说,这些不过是她每天都要面临的工作。时下,在成都黄金地段的高档写字楼,隐藏着一间间神秘办公室———专业的前台服务、办公设备齐全、专职秘书替你接电话、收发传真……只要每月花上几百元,公司就可以在这里拥有自己的办公室。

这,就是在欧美被称作virtual office的虚拟办公室,目前正在成都悄然走红……

它是咋回事

virtual

office虚拟办公室最早起源于日本,其运作模式是以办公室出租为核心的“办公室外包”服务,包括为租赁者提供办公场所、办公桌椅、文件柜、会客室、代收信件传真、代接电话等服务。虚拟办公室的好处就是以极小的成本,来获得体面的公司形象以及较为完善的服务,而让创业者专心从事核心工作。

它有啥优势

首先,它可节约高达60%的办公室租赁费用,不用再购置独立的办公设备,也不用配备专职的前台接待、秘书、书记员等。

其次,它是一个提高效率的好方法,你可以不为一些无关的电话或推销员上门之类的琐事打扰,可以更专注地工作。

一个虚拟办公室的前台秘书

最忙时 为50个公司做前台秘书

今年26岁的张梅(化名),是一家提供虚拟办公室公司的前台秘书。最忙时,她以50个公司的前台身份,帮客户接听电话、安排会议室等。“这么多公司,应变多种身份,你如何做到不出错?”对此,张梅指着电脑说:“这都靠它提示啦。”原来他们靠的是一款识别软件,成都商报记者当即体验了一下该软件:在得到一套该公司提供的用户名、登录密码、专属的电话号码后,记者登录该公司网站,通过用户名和密码登录管理系统,随意设定了公司的名称、业务范畴、转接的手机号码,并要求前台在接电话时先用英文说:“新年快乐。”然后,拨打专属的电话号码,前台的电话响起,电脑屏幕显示出成都商报记者记者登记的信息和电话接听要求。当客户在电话里咨询具体业务问题时,她会回答:“我们这里只负责转接电话,如果您有疑问请直接和某总沟通,可以吗?”

此外,“一些客户会自己上门,然后就问请问这里是不是某某公司。”张梅说,这时反应一定要快,迅速把会员单位在脑子里过一遍,然后作出应答。在这家公司,1个专职秘书要为50个虚拟办公室服务,业务繁忙时常临时招人。“这也是有诀窍的,当客人说出某公司的名称时,为保险起见我们通常会在电脑上用关键字查询。”而当每个虚拟用户结束合同时,原来分给他们的电话就成了空号。而收发传真,则不用前台亲自动手,可通过软件将传真内容直接转发到各公司的邮箱里。

为防止服务质量受影响,公司要求她们每人只担任50个虚拟办公室的秘书。“虚拟办公室会员的流动性比较大,目前还挂靠在她们公司的会员只有一百多个。”张梅说,她平均每天会接外线电话20个左右。此外,她们还要接内部的电话,比如某个客户需预定会议室之类。

一个生意红火的新兴行业

生意好 办公室年后才能预约

据了解,“虚拟办公室”从位于成都市中心的高档写字楼时代广场,到位于府南河畔的锦江国际商务酒店,再到香格里拉写字楼,正逐步扩大市场范围,也被越来越多的创业者接受。大部分虚拟办公室租赁方具备正规的审核程序,要求求租者提供营业执照、税务登记、法人代表的身份证等证件。如经办人不是法人,需要出具法人的委托书。

在成都,不乏实力雄厚的虚拟办公室提供商,例如雷格斯集团,该公司在全世界400个城市有950个办公地点,在曼哈顿就有16座办公楼。“虚拟办公室刮起了一股商务新风尚,在国外非常流行。在成都,我们的客户七成以上是外国公司,但这种格局一定会慢慢被打破。”时代广场雷格斯的张经理说。

来自香港的Wendy说,她在雷格斯租下了一间单人办公间。“现在办事处就我一个人,租了这里不需要装修、买传真机、雇办公人员,拎着手提电脑和公文包就足够了,其他的事商务中心全部包了。”

全球连锁的世服宏图商务中心于2008年入驻成都,是成都市最早的虚拟办公室提供商之一。上千平方米的办公区被分隔出50多间独立办公室。前台、休息区、茶饮区,办公设备使用区是公用区域,装修豪华气派。

“我们受过专业培训的员工会保证客户不会错过任何一个电话。按照电脑提示信息接听电话,万无一失。为规避风险,我们会要求客户提供公司的各种证件。”该中心廖经理说,“我们不会说谎话,也不会损害客户的利益。我们会告诉客人某某公司确实在这里办公,但不对其实力进行吹嘘。”廖经理说。

时下正值年底,成都的虚拟办公室生意很是红火。科华北路62号力宝大厦南塔15F的CAP

Offices,前台小姐表示,“我们的虚拟办公室已经满了,要等到年后才能预约。”而在雷格斯和宏图两家公司,办公室的入驻率都在90%以上,原则上要提前一天预约。对小公司来说,虚拟办公室最大的好处就是企业形象。同时这些提供商的信誉也让客户们感到安心。与此同时,一些民营公司也在尝试推出类似的业务模式。

一个租虚拟办公室的女老板

有客户 临时“征用”奢华办公室

30岁的Sune小姐,在成都经营一家心理咨询公司。1年前,当她回国创业时,发现成都也有虚拟办公室的服务时,很是兴奋。如今,在Sune的名片上,她的办公地点是成都市滨江东路香格里拉写字楼18层。每月,Sune小姐支付450元,得到一个专门的电话号码和传真号后,租赁方的秘书会为她接电话,然后将电话转到她的手机。平时,她的办公地点,其实是在家里。

“您好,这里是Sune的心理咨询公司,请问有什么可以帮到您?”前台小姐接到咨询电话,会按照她的吩咐用中英文双语问候,然后把电话转到她的手机。每当有客人需要做心理咨询时,Sune小姐都会“征用”一间奢华温馨的办公室,前台会把客人带到Sune面前,“做一次咨询通常是2小时,我会多租用半小时,提前等客户然后晚点走。”茶水厅内,有着各种免费和收费的饮料。只要输入用户名和密码,Sune就可使用高档的打印机和碎纸机。

Sune不担心客人悄悄地前去“打探”,训练有素的前台会告知对方:“Sune现在不在,我帮你打电话通知她。”“和国外相比,我觉得成都的虚拟办公室租赁方服务更贴心,很好沟通。”她说。

成都虚拟办公室租赁的3种模式

第一种是虚拟办公,每月会员费数百元,不提供办公位,但可使用该公司的地址,印在名片上或对外宣传资料上,也可使用该公司电话号码等,每月提供2个小时的办公会议时间,免费使用公司会议室。

第二种是租赁办公位,在前者的基础上,公司提供2张办公桌及电脑等设备,使用时间不限。

第三种是真正的租赁办公间,“会议室”仍公用。

临时租用“虚拟办公室” 应到工商部门登记备案

市工商局注册分局黄副局长表示,根据我国相关法律规定,公司如果需要变更公司地址的,应到工商部门申请变更登记,否则违法行为一经查实将无法通过年审。如果创业者临时租用“虚拟办公室”进行商业活动,应持租赁合同到所属辖区的工商部门进行登记备案,否则一经核实将视作无照经营给予处罚。同时,若公司无固定办公地址,无法取得企业登记注册。若注册公司提交虚假材料,一经调查核实将受到严厉处罚。

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